○蔵王町個人情報保護事務取扱要綱
令和7年12月12日
要綱第33号
蔵王町個人情報保護事務取扱要綱(平成17年蔵王町要綱第4号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づき、個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)及び蔵王町個人情報保護法施行細則(令和5年蔵王町規則第18号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(事務分掌)
第2条 法第76条の規定による保有個人情報の開示の請求(以下「開示請求」という。)、法第90条の規定による保有個人情報の訂正の請求(以下「訂正請求」という。)及び法第98条の規定による保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止請求」という。)(以下「開示等請求」という。)の受付その他保有個人情報の保護に関する事務を行うための窓口(以下「個人情報窓口」という。)を総務課に置き、次の事務を行うものとする。
(1) 開示等請求に関する一般的な相談及び案内に関すること。
(2) 開示等請求の事務について、個人情報を管理する町長部局各課等及び各実施機関(以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 開示等請求をしようとする者が、当該請求に係る個人情報の本人若しくはその法定代理人又は本人の委任による代理人であることの確認に関すること。
(4) 開示等請求の受付に関すること。
(5) 法第81条の拒否、法第82条各項の決定(以下「開示決定等」という。)、法第93条各項の決定(以下「訂正決定等」という。)、法第101条各項の決定(以下「利用停止決定等」という。)又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為に係る行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づく審査請求(以下「審査請求」という。)の受付に関すること。
(6) 個人情報ファイル簿(以下「ファイル簿」という。)の公表に関すること。
(7) 開示を行った保有個人情報の写しの交付その他の物品の供与に要する費用の徴収に関すること。
(8) 蔵王町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(9) 規則第20条に規定する運用状況の公表に関すること。
(10) 個人情報保護事務の取扱いについての総合的な調整に関すること。
2 所管課で行う事務は、次のとおりとする。
(1) ファイル簿の作成に関すること。
(2) 目的外利用・提供記録簿の作成に関すること。
(3) 保有個人情報提供申請書に関すること。
(4) 所管する保有個人情報等の取扱いの案内及び相談に関すること。
(5) 開示等請求に係る保有個人情報の検索に関すること。
(6) 個人情報窓口から送付された開示等請求の請求書の受理に関すること。
(7) 開示請求及び訂正請求に係る事案の移送及びその通知に関すること。
(8) 開示請求に係る第三者に対する意見書提出の機会の付与に関すること。
(9) 開示等請求に対する決定及びその決定通知書の作成に関すること。
(10) 開示等請求に係る決定等の期間の延長及びその通知に関すること。
(11) 法第82条第1項の決定(以下「開示決定」という。)による保有個人情報の開示の実施に関すること。
(12) 法第93条第1項の決定(以下「訂正決定」という。)による保有個人情報の訂正の実施及び保有個人情報の提供先への通知に関すること。
(13) 法第101条第1項の決定(以下「利用停止決定」という。)による保有個人情報の利用停止の実施に関すること。
(14) 個人情報窓口から送付された審査請求書の受理その他行政不服審査法(平成26年法律第68号)に規定する処分庁が行う手続に関すること。
(15) 法第105条第3項において準用する同条第1項の規定による審査会への諮問及び同条第2項の規定による諮問をした旨の通知に関すること。
(16) 審査請求についての裁決及びその通知に関すること。
(17) 所管する個人情報の取扱いに係る苦情の処理等に関すること。
(個人情報ファイル簿の作成及び公表等)
第3条 ファイル簿の簿冊は、ファイル簿の単票及び目録により構成するものとし、簿冊及び目録は総務課長が作成する。
2 ファイル簿の単票は、所管課が個人情報ファイル簿記入要領に定めるところにより作成するものとし、当該所管課は、ファイル簿の単票を作成したときは、個人情報窓口に提出するとともに、その控えを保管して管理するものとする。
3 当該所管課は、登録事項に変更があったときは、個人情報窓口にファイル簿の単票を提出するものとし、ファイル簿の保有をやめたとき又はファイル簿の本人の数が1,000人を下回ったときは、その旨及び廃止年月日を個人情報窓口に通知するものとする。
4 ファイル簿への登録(変更を含む。)は、個人情報窓口が前項により提出されたファイル簿の単票をファイル簿の簿冊につづり、目録を整理することにより行い、消除は保有をやめ又は本人の数が1,000人を下回ったファイル簿の単票を簿冊から除去し、目録を整理することにより行う。
5 一般の閲覧に供するため、個人情報窓口にファイル簿を整備し、町ホームページに掲載するものとし、個人情報窓口の職員はファイル簿の加除整理を適切に行うものとする。
(個人情報の目的外利用及び提供の記録等)
第4条 所管課は、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用又は提供するときは、目的外利用・提供記録簿(様式第1号。以下「記録簿」という。)に記録するものとする。
2 所管課は、法第69条第2項第3号又は第4号の規定に基づき保有個人情報を行政機関等以外の者に提供するに当たっては、法令等の定めに基づき提供する場合を除き、保有個人情報提供申請書(様式第2号。以下「提供申請書」という。)の提出を求め、利用目的、利用する業務の内容、利用する記録項目及び利用形態等を確認するものとする。
3 所管課は、前項に規定する提供申請書の提出を受け、保有する個人情報を提供する場合は、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に提供先における個人情報の管理体制の安全確認を行う等、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、個人情報の保護を図るために必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報の漏えい等の報告等)
第5条 所管課は、所管する保有個人情報について、次に掲げる漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)が発生したときは、副町長への報告に加えて、個人情報漏えい等報告書(様式第3号)により総務課長に報告するものとする。
(1) 要配慮個人情報が含まれる保有個人情報(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。)の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(4) 保有個人情報に係る本人の数が100人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
2 総務課長は、前項の報告を受けたときは、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告を行うものとする。
3 所管課は、保有個人情報の漏えい等に係る本人への通知について、実施機関が定めるところにより対応を行うものとするが、第1項に規定する場合には、法第68条第2項の規定により、本人に対し、当該事態が発生した旨を通知しなければならない。ただし、次のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるとき。
(2) 当該保有個人情報に第78条第1項各号に掲げる不開示情報のいずれかが含まれるとき。
(開示請求に係る相談及び案内)
第6条 個人情報窓口の職員は、開示請求を行おうとする者(以下「開示請求者」という。)から相談を受けたときは、対象となる保有個人情報の種類及び内容等を聴取し、開示請求として対応すべきものかどうか確認するものとする。
2 開示請求者が直接所管課又は関係課を来訪したときは、個人情報窓口へ案内するものとする。
3 個人情報窓口の職員は、所管課及び関係課の職員の立ち合いを求める等十分な連携を図り、当該保有個人情報の迅速かつ的確な特定に努め、開示請求者が求める情報が存在していることを確認するものとする。ただし、次に掲げる事項に該当する場合は、法の適用を受けないことを説明し、他の法令の規定により開示請求の手続きをすることができる場合は、当該手続きを案内するものとする。
(1) 開示請求に係る保有個人情報が、政令第16条に掲げる文書に記録されている場合
(2) 開示請求に係る保有個人情報が、法第88条第1項の規定により他の法令による開示を行う保有個人情報に該当する場合又は法第124条各項の規定により適用除外となる保有個人情報に該当する場合
(開示請求の受付)
第7条 開示請求の受付は、個人情報窓口において行う。
2 個人情報窓口の職員は、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)に必要な事項の記入を求め、提出させるものとする。
3 電話、口頭、ファックス又は電子メール等による開示請求は適正な本人確認ができないため、受け付けないものとする。
(本人確認等)
第8条 個人情報窓口の職員は、開示請求が行われた場合は、本人確認書類(政令第22条第1項各号に掲げる書類のいずれか又は同条第2項各号に掲げる書類(法定代理人又は任意代理人(以下「代理人」という。)が請求する場合には、これに加えて同条第3項に規定する書類)をいう。以下同じ。)のうち、顔写真が表示されているものにあっては1点以上、それ以外のものにあっては2点以上のものの提示又は提出を求めて本人確認をするものとする。
(開示請求書の受付に当たっての留意事項)
第9条 開示請求は、開示請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。ただし、次の各号に掲げる場合を除き、同一人から複数の開示請求があった場合は、1枚の開示請求書により行うことができるものとする。
(1) 所管課が異なる複数の開示等請求をしようとするとき。
(2) 決定の時期が著しく異なることが明らかな複数の開示等請求をしようとするとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、個別の開示等請求書を提出させることが適当であると認められるとき。
2 開示請求者の氏名が、婚姻等の理由により個人情報の本人の氏名と異なっているときは、前条の規定による本人確認の際、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示を求め、開示請求者が本人であるかどうか確認するものとする。
3 個人情報窓口は、提出された開示請求書の記載事項の確認について次のとおり行うものとし、記載内容に形式上の不備又は不明な点がある場合は、開示請求者に対し、当該開示請求書の補正を求めるものとする。
(1) 開示請求書の記入が日本語により行われていること。
(2) 開示請求書を提出した年月日が正確に記載されていること。
(3) 開示請求書の宛先が正確に記載してあること。
(4) 開示請求者の情報が正確に記載してあること。
(5) 開示を請求する保有個人情報が特定できるくらいに具体的に記載してあること。
(6) 代理人による開示請求の場合は、本人の状況等が正確に記載してあること。
4 個人情報窓口は、開示請求者の本人等確認のため書類の提示を受けたときは、提示された書類の名称等を開示請求書の「請求者本人確認書類」欄及び「請求者資格確認書類」欄に記入するものとする。
5 任意代理人による開示請求を受け付ける場合であって、本人の実印が押印された委任状及び印鑑登録証明書の提出を受けたときは、委任状の本人の押印が本人の印鑑登録証明書の印影と同一であることを確認するものとする。
6 郵送により開示請求書が提出されたときは、開示請求者に対し、開示請求書が到達した旨を連絡するとともに、当該開示請求が開示請求者の意思によるものであることを確認するものとする。
(開示請求の受付に係る説明等)
第10条 個人情報窓口は、開示請求書が提出されたときは、当該開示請求書に受付印を押印し、その写しを開示請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 開示は、開示決定等に日時を要するため、開示請求書の受付と同時には行われないこと。
(2) 開示請求書の形式上の不備の補正を求めたにも関わらず補正に応じない場合は、不開示決定されること。
(3) 開示決定等は、開示請求書が提出された日から起算して30日以内に行い、保有個人情報開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)又は保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(以下「不開示決定通知書」という。)により通知するものであること。
(4) 事務処理上の困難その他正当な理由により、前号に規定する期間以内に開示決定等を行うことができない場合には、30日以内に限りその期間を延長することができること。この場合には保有個人情報開示決定等期限延長通知書(以下「開示決定期限等延長通知書」という。)により通知するものであること。
(5) 開示決定をした場合における開示の日時及び場所は、開示決定通知書において示すこと。
(6) 開示決定に基づき、保有個人情報の開示を受ける際は、開示決定通知書を持参し、提示するとともに、第7条に規定する本人確認書類を再度提示しなければならないこと。
(7) 開示に係る写しの交付その他物品の供与(以下「写しの交付等」という。)に要する費用は、開示請求者の負担となること。
(8) 開示請求者が写しの交付等を希望するときは、個人情報窓口の職員が、当該写しの交付等に要する費用の納付を確認後に送付すること。
(9) 任意代理人による開示請求を受け付けた場合は、本人の意思を電話等で確認する場合があること。
(開示請求書の受付後の処理)
第11条 個人情報窓口は、開示請求書を受け付けたときは、開示請求書の写しを保管した上で、直ちに当該開示請求書を所管課に送付するものとする。
2 所管課は、個人情報窓口から開示請求書の送付を受けたときは、形式上の不備がないかを確認し、受理するものとする。
3 所管課は、開示請求書に次に掲げる形式上の不備があると認めるときは、法第77条第3項の規定により、開示請求者に対し、社会通念上必要とされる相当の期間を定めてその補正を求めるとともに、補正の参考になる情報を提供するものとする。
(1) 法第77条第1項の記載事項が記載されていない場合
(2) 法第77条第1項第2号の保有個人情報を特定するに足りる事項の記載が不十分であるため開示請求に係る保有個人情報が特定されていない場合
(3) 開示請求書が日本語以外の言語で記載されている場合
(4) 本人確認書類や代理人の資格を証明する書類が提示又は提出されない場合
(5) その他町長が形式上の不備があると認めた場合
4 所管課は、開示請求書の内容で、記載に軽微な不備(明らかな誤字・脱字等)がある場合又は開示請求者本人に開示請求書の記載の修正を求めることが困難な場合等は、開示請求者の了承を得た上で、記載を修正することができる。この場合、修正した開示請求書の写しを開示請求者に送付し確認を求めるものとする。
5 任意代理人による開示請求書の送付を受けた所管課は、必要に応じて電話等で開示請求の内容や委任の意思等本人の意思を確認し、本人の意思と異なる場合は補正等を求めるものとする。
(開示請求書の形式上の不備)
第12条 所管課は、次の事由に該当する場合は、不開示決定通知書により、開示請求者に通知するとともに、その写しを個人情報窓口に送付する。
(1) 法第77条第3項の規定により、開示請求書の補正の求めを行っても不備が解消されない場合
(2) 任意代理人による開示請求書を受け付け、受付後に行った本人の意思確認の結果、開示請求者に補正を求めたにもかかわらず開示請求者が補正に応じなかった場合若しくは相当の期間内に補正を行わなかった場合又は委任関係に疑義がある場合等本人の意思とは異なる開示請求が行われていると認められる場合
(3) 開示請求に係る内容が政令第16条に掲げる文書に記録され保有個人情報に該当しない場合、法第88条第1項の規定により他の法令による開示を行う保有個人情報である場合又は法第124条各項の規定により適用除外となる個人情報である場合
(開示決定等)
第13条 所管課は、第10条第2項の規定により開示請求書を受理したときは、開示請求に係る保有個人情報の内容が法第78条第1項各号、法第80条又は法第81条に該当するかどうかについて慎重に検討するものとする。
2 個人情報窓口に開示請求書が提出された日(郵送により請求書が提出された場合にあっては個人情報窓口で受付した日)をもって、法第83条第1項に規定する開示請求があった日として取り扱うものとし、当該開示請求書が提出された日から起算して30日以内に開示決定等を行うものとする。ただし、法第77条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
3 所管課は、開示決定等に当たって、次により内部調整を行うものとする。
(1) 開示決定等に当たっては、個人情報窓口と協議すること。ただし、協議が困難と判断される事案の場合は、副町長、総務課長、まちづくり推進課長、総務課長補佐及び当該所管課長等で構成する調整委員会に諮り、その開示決定等を行うものとする。
(2) 開示請求に係る保有個人情報が他の所管課に関連するものである場合又は他の機関から提供を受けたものである場合は、必要な調整を行うこと。
4 保有個人情報の一部に不開示部分がある場合は、当該不開示部分及び理由を開示決定通知書に具体的に記載しなければならない。
5 法第82条第2項の規定により、保有個人情報の全部を開示しない場合は、開示しないこととした理由を不開示決定通知書に具体的に記載しなければならない。
6 開示請求に係る保有個人情報について、法第81条の規定により存否応答拒否する場合は、不開示情報が明らかにならない範囲で、存否そのものを答えられない理由及び存否を答えた場合に法第78条に規定するどの不開示情報を開示することになるか等について、不開示決定通知書に具体的に記載しなければならない。
7 開示決定等は、蔵王町事務決裁規程(平成19年蔵王町訓令第2号)第3条の規定により副町長の専決事項であるため、副町長が行うものとする。ただし、重要な事項又は異例若しくは疑義のある事項等があり、紛議論争が生ずるおそれがあるときについては、同規程第4条の規定により、専決することができないため、町長が行うものとする。
8 所管課は、開示決定等をしたときは、遅滞なく開示決定通知書又は不開示決定通知書を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(開示決定等の期限の延長)
第14条 所属課は、法第83条第1項に規定する期限内に開示決定等を行うことができない場合には、同条第2項の規定により、30日以内に限りその期限を延長し、開示請求者に対し、遅滞なく、延長後の期限及び延長の理由を保有個人情報開示決定等期限延長通知書により通知し、その写しを個人情報窓口に送付しなければならない。
2 前項の規定による通知は、開示請求があった日から起算して30日以内に通知するものとする。
3 第1項の規定により、決定期間の延長をした場合の延長後の期間は、必要最小限度の日数とし、具体的な年月日を記載するものとする。
(開示決定等の期限の特例)
第15条 所管課は、開示請求のあった日から起算して60日以内に請求のあった保有個人情報の全てについて開示決定等を行うと、事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、法第84条の規定による期限の特例規定を適用することができる。この場合において、60日以内に処理できる分については当該期間内に開示決定等を行うものとする。
2 所管課は、前項の規定により期限の特例の決定をした場合は、開示請求者に対して特例を適用する旨、その理由及び60日以内に開示決定等ができないと考えられる残りの保有個人情報についての開示決定等をする期限を保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書により通知し、その写しを個人情報窓口に送付しなければならない。
(開示請求に係る事案の移送)
第16条 所管課は、開示請求のあった保有個人情報が、法第85条第1項に規定する場合に該当するときは、次に掲げる処理をするものとする。
(1) 他の行政機関等と協議の上、事案の移送を決定し、当該他の行政機関等に対し、他の行政機関等への開示請求事案移送書(様式第4号)及び当該事案に係る開示請求書を送付し、その写しを個人情報窓口に送付する。
(2) 開示請求者に対し、保有個人情報開示請求事案移送通知書により事案を移送した旨を通知する。
(第三者意見の聴取)
第17条 開示請求に係る保有個人情報に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、当該情報が法第78条に規定する不開示情報に該当するか否かを判断するにあたって慎重かつ公正な決定を行うため、法第86条第1項の規定により、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。
2 所管課は、法第86条第2項に規定する場合は、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。
3 所管課は、意見の聴取に当たって、開示請求者の個人の識別性を可能な限り消去して行うなど、開示請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。
4 意見書の提出期限は1週間程度の期間を確保するものとする。ただし、意見書の提出を短期間に行うことができないことについて合理的な理由がある場合は、そのために必要な提出期限を設定するものとする。
(反対意見書を提出した第三者への通知)
第18条 所管課は、意見書の提出の機会を与えられた第三者が、当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、当該第三者が開示されると支障があるとした部分の開示を決定したときは、法第86条第3項の規定により、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならず、開示決定後直ちに、当該反対意見書を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書により通知しなければならない。
2 所管課は、前項の決定をしたときは、当該通知書の写し及び反対意見書の写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(保有個人情報の開示の方法)
第19条 文書又は図画(電磁的記録を除く。以下「文書等」という。)に記録された保有個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。
(1) 閲覧の方法 原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、当該文書等の原本を閲覧に供することにより、原本を破損し、又は汚損するおそれがある場合は、法第87条第1項ただし書の規定に基づき、原本を複写したものを閲覧に供するものとする。
(2) 開示請求に係る保有個人情報が記録された文書等の中に、当該保有個人情報以外の記載部分がある場合 当該保有個人情報以外の記載部分がページ単位で区分できるときは、当該部分に係るページを取り外したものを、当該部分が同一ページにあるときは、当該部分を被覆して複写し、当該白抜き部分は請求者の保有個人情報でない旨明記する等の処理をした上で閲覧に供するものとする。
(3) 部分開示をする場合 不開示情報に係る部分がページ単位で区分できるときは、当該部分に係るページを取り外したものを、当該部分が同一ページにあるときは、当該部分を被覆したもの又は当該ページを複写した上で当該部分を黒塗り処理したものを再度複写したものを閲覧に供するものとする。
(4) 写しの交付方法 文書等の原本又はそれを複写したものについて、複写機により作成した写しをすることにより行うものとする。ただし、文書等の中に請求の対象となった保有個人情報以外の情報が含まれる場合又は部分開示をする場合は、前2項に準じて処理したものを交付するものとする。
2 電磁的記録(パーソナルコンピュータ以外の専用機器により開示を行うものを除く。)に記録された個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。
(1) 閲覧、視聴又は聴取(以下「閲覧等」という。)の方法 開示請求者の申出内容等を勘案し、用紙に出力したものの閲覧若しくは写しの交付、パーソナルコンピュータにより再生したものの閲覧等又は電子的記録媒体に複製したものの供与により行うものとする。ただし、開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれる場合であって、電磁的記録による開示の実施が容易でない等、開示請求者の希望する方法により開示することが困難なときは、可能な方法により行うものとする。
(2) 開示請求に係る保有個人情報が記録された電磁的記録の中に、当該保有個人情報以外の記載部分がある場合 当該保有個人情報以外の記載部分が容易に分離できるときは、当該部分を除外しものを閲覧等に供するものとする。ただし、当該部分が容易に分離できないときは、用紙に出力して前項第2号と同様に処理するなど、当該部分について閲覧等ができない措置を講じた上で開示を行うものとする。
(3) 部分開示をする場合 開示請求に係る保有個人情報が記録された電磁的記録がエクセルファイルのときは、不開示情報を削除した後でセルを黒塗り処理したものを閲覧に供するものとし、その他の電磁的記録のときは、実施機関が現に使用しているソフトウェアにより、不開示部分について閲覧等ができない措置を講じた上で開示を行うものとする。
(4) 写しの交付等の方法 用紙に出力して交付する場合は、前項第4号と同様に行うものとし、電磁的記録を複製して複製物を供与する場合は、原則として、光ディスク(CD―R等)に電磁的記録を複製して複製物を作成し、これを供与するものとする。なお、電子メール等によるオンラインでの交付は行わないものとする。
3 パーソナルコンピュータ以外の専用機器に記録された個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。
(1) 閲覧等の方法 実施機関が現に使用している専用機器により、当該電磁的記録の当該保有個人情報に係る部分を出力又は再生したものを閲覧等に供するものとする。
(2) 写しの交付等の方法 実施機関が現に使用している専用機器により作成した複製物を供与することにより行うものとする。
4 開示請求者が写しの送付を希望した場合は、原則、本人限定郵便により送付するものとするが、施設への入所や入院中その他やむを得ない事情により、本人限定郵便により送付しても受け取ることができない場合は、親展の簡易書留郵便その他適切な方法により送付するものとする。
(保有個人情報の開示の実施)
第20条 個人情報の開示は、次のとおり行うものとする。
(1) 保有個人情報の開示は、開示決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
(2) 所管課は、開示請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に保有個人情報の開示を受けることができないとき、又は開示請求者が指定した日時に指定した場所に来なかったときは、開示請求者と再度調整の上、別の日時に保有個人情報の開示を実施することができるものとする。この場合においては、新たな決定通知書は送付しないものとする。ただし、日時を変更したときは、その旨を個人情報窓口に連絡するものとする。
(3) 保有個人情報の閲覧は、所管課の職員が実施するものとし、必要に応じて個人情報窓口の職員が立ち会うものとする。
(4) 保有個人情報の開示を実施するときは、開示請求者に対して、開示決定通知書の提示を求めるとともに、開示請求書を受け付ける際と同様の方法により、当該開示を受ける者が開示請求者本人又はその代理人であることを確認するものとする。
(5) 開示請求者が当初閲覧のみを希望した場合であっても、開示の当日に写しの交付を希望したときは、開示請求者に対して、保有個人情報の開示の実施方法等申出書の提出を求めるものとする。
(6) 保有個人情報が記録された行政文書の閲覧等を実施する場合において、開示請求者が当該行政文書を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、当該行政文書の閲覧等を中止し若しくは禁止するものとする。
(費用の徴収)
第21条 写しの交付等に要する費用の納付書は、個人情報窓口において作成し、所管課が開示決定等の通知書と併せて送付するものとする。
2 所管課は、写しの交付等を行うときは、前項に規定する費用の納付を確認した後に、当該写しの交付等を行うものとする。
3 郵送により開示を実施するときは、第1項に規定する費用の納付を確認した後又は当該費用を現金書留等により町に納付した後に行うものとする。
(訂正請求に係る相談及び案内)
第22条 個人情報窓口の職員は、訂正請求を行おうとする者(以下「訂正請求者」という。)から相談を受けたときは、当該訂正請求に係る個人情報について、法第82条の規定による開示を受けているか、当該訂正請求者に開示請求に係る決定通知書の提示を求める等の方法により確認するものとする。
2 個人情報窓口の職員は、前項の場合において、法第82条の規定による開示を受けていないときは、当該個人情報の開示を受ける必要がある旨を説明するものとする。
3 個人情報窓口の職員は、第1項の場合において、法第82条の規定による開示を受けていることを確認後、所管課の職員の立会い等を求め、訂正請求に係る保有個人情報が、次に掲げる事項に該当するか確認するものとする。
(1) 客観的に正誤の判断を行うことができる事実に関する情報
(2) 当該所管課に訂正権限がある情報
(訂正請求の受付)
第23条 訂正請求書の受付は、個人情報窓口において行う。
2 個人情報窓口の職員は、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)に必要な事項の記入を求め、提出させるものとする。
3 個人情報窓口の職員は、前項の場合において、訂正請求者に、訂正を求める保有個人情報の内容が事実と合致することを証明する資料又は書類の提出又は提示を求め、これらを確認するとともに、その写しを請求書に添付するものとする。
(訂正請求者の本人確認等)
第24条 第7条の規定に準じて行うものとする。
(訂正請求書の受付に当たっての留意事項)
第25条 個人情報窓口は、提出された訂正請求書の記載事項の確認について次のとおり行うものとし、記載内容に形式上の不備又は不明な点がある場合は、訂正請求者に対し、当該訂正請求書の補正を求めるものとする。
(1) 訂正請求書の記入が日本語により行われていること。
(2) 訂正請求者が個人情報窓口に訂正請求書を提出した年月日が正確に記載されていること。
(3) 訂正請求書の宛先が正確に記載してあること。
(4) 訂正請求者の情報が正確に記載してあること。
(5) 訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた年月日が正確に記載してあること。
(6) 開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報の内容が正確に記載してあること。
(7) 訂正請求の趣旨及び理由に、訂正請求に該当する部分、趣旨及び理由について具体的に記載されていること。
(8) 代理人による訂正請求の場合は、本人の状況等が正確に記載してあること。
2 個人情報窓口は、訂正請求者の本人等確認のため書類の提示を受けたときは、第8条第4項の規定に準じて行うものとする。
3 任意代理人による訂正請求を受け付けるときは、第8条第5項の規定に準じて行うものとする。
4 郵送により訂正請求書が提出されたときは、第8条第6項の規定に準じて連絡及び確認を行うものとする。
(訂正請求の受付に係る説明等)
第26条 個人情報窓口は、訂正請求書が提出されたときは、当該訂正請求書に受付印を押印し、その写しを訂正請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 訂正は、訂正決定等に日時を要するため、訂正請求書の受付と同時には行われないこと。
(2) 訂正請求書の形式上の不備の補正を求めたにも関わらず補正に応じない場合は、不訂正決定されること。
(3) 訂正決定等は、訂正請求書が提出された日から起算して30日以内に行い、保有個人情報訂正決定通知書(以下「訂正決定通知書」という。)又は保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(以下「不訂正決定通知書」という。)により通知するものであること。
(4) 事務処理上の困難その他正当な理由により、前号に規定する期間以内に訂正決定等を行うことができない場合には、30日以内に限りその期間を延長することができること。この場合には保有個人情報訂正決定等期限延長通知書(以下「訂正決定期限等延長通知書」という。)により通知するものであること。
(5) 任意代理人による開示請求を受け付けた場合は、本人の意思を電話等で確認する場合があること。
(訂正請求書の受付後の処理)
第27条 個人情報窓口の職員は、訂正請求書を受け付けたときは、訂正請求書の写しを保管した上で、直ちに当該訂正請求書を所管課に送付するものとする。
2 所管課は、個人情報窓口から訂正請求書の送付を受けたときは、形式上の不備がないかを確認し、受理するものとする。
(訂正請求書の形式上の不備)
第28条 所管課は、次の事由に該当する場合は、不訂正決定通知書により、訂正請求者に通知するとともに、その写しを個人情報窓口に送付する。
(1) 法第91条第3号の規定により、訂正請求書の補正の求めを行っても不備が解消されない場合
(2) 任意代理人による訂正請求書を受け付け、受付後に行った本人の意思確認の結果、訂正請求者に補正を求めたにもかかわらず訂正請求者が補正に応じなかった場合若しくは相当の期間内に補正を行わなかった場合又は委任関係に疑義がある場合等本人の意思とは異なる訂正請求が行われていると認められる場合
(3) 訂正請求に係る内容が政令第16条に掲げる文書に記録され保有個人情報に該当しない場合、法第88条第1項の規定により他の法令による訂正を行う保有個人情報である場合又は法第124条各項の規定により適用除外となる個人情報である場合
(4) 開示を受けた日の翌日から起算して90日を経過している場合
(訂正決定等)
第29条 所管課は、第26条第2項の規定により訂正請求書を受理したときは、訂正請求に係る保有個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。この場合、訂正請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。
2 個人情報窓口において訂正請求書が提出された日(郵送により訂正請求書が提出された場合にあっては個人情報窓口で受付した日)をもって、法第94条第1項に規定する訂正請求があった日として取り扱うものとし、当該訂正請求があった日の翌日から起算して30日以内に訂正決定等を行うものとする。ただし、法第91条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
3 訂正の可否の決定に当たっては、第12条第3項の規定に準じて内部調整を行うものとする。
4 保有個人情報の訂正を決定した場合は、当該訂正の内容及び理由を訂正決定通知書に具体的に記載しなければならない。
5 法第93条第2項の規定により、保有個人情報の訂正をしない場合は、訂正しないこととした理由を不訂正決定通知書に具体的に記載しなければならない。
6 訂正の可否の決定は、第12条第7項の規定による決裁と同様とする。
7 所管課は、訂正決定等をしたときは、遅滞なく訂正決定通知書又は不訂正決定通知書を作成し、訂正請求者に送付するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(訂正決定等の期限の延長)
第30条 所管課は、法第94条第1項に規定する期限内に訂正決定等を行うことができない場合には、同条第2項の規定により、開示決定等の期限の延長に準じて行うものとする。ただし、訂正決定等期間延長通知書は、個人情報窓口に訂正請求書が提出された日から起算して30日以内に訂正請求者に到達するよう送付するものとする。
(訂正決定等の期限の特例)
第31条 所管課は、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、次のことに留意の上、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書により通知し、その写しを個人情報窓口に送付しなければならない。
(1) 延長期間は、必要最小限度とすること。
(2) 特例延長の決定は、個人情報窓口において訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に訂正請求者に到達するよう送付するものとする。
(保有個人情報の訂正の実施)
第32条 保有個人情報の訂正は、次のとおり行うものとする。
(1) 保有個人情報の訂正は、訂正決定を行った後速やかに行うものとする。
(2) 保有個人情報の訂正を行った所管課は、当該保有個人情報を他の所管課に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の所管課に対し、その訂正を依頼するものとする。
(保有個人情報の訂正の方法)
第33条 所管課は、訂正請求に係る保有個人情報が文書等に記録されている場合は、当該文書等の原本の訂正請求に対する決定に該当する部分を二重線で消し、その上部に正確な情報を記入した上で、余白に訂正請求により訂正した旨及び「○字削る○字加入」と記入するなどその他適当な方法により行うものとし、担当者が押印する。この場合において、原本を訂正することに困難な事情があるときは、当該個人情報が事実と異なっている旨及び正確な保有個人情報を記した資料を添付する方法その他適当な方法により訂正を行うものとする。
2 所管課は、訂正請求に係る保有個人情報が電磁的記録に記録されている場合は、当該電磁的記録の該当する部分について適当な方法を用いて訂正を行うものとする。
(利用停止の案内及び相談)
第34条 個人情報窓口の職員は、利用停止請求を行おうとする者(以下「利用停止請求者」という。)から相談を受けたときは、利用停止として対応すべきかどうか確認するものとする。
2 個人情報窓口の職員は、前項の場合において、必要に応じて所管課及び関係課の職員の立ち会いを求め、法第98条に規定する保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止に該当するか確認するものとする。
3 特定個人情報のうち、情報提供等の記録については、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第31条第1項により利用停止請求は認められていないことに留意するものとする。
(利用停止請求の受付)
第35条 利用停止請求書の受付は、個人情報窓口において行う。
2 個人情報窓口の職員は、利用停止請求者が当該請求に係る個人情報について、法第82条の規定による開示を受けていることが必要であるので、当該利用停止請求者に開示請求に係る決定通知書の提示を求める等の方法により、既に開示を受けていることを確認するものとする。
3 個人情報窓口の職員は、前項の場合において、法第82条の規定による開示を受けていないときは、当該個人情報の開示を受ける必要がある旨を説明するものとする。
4 個人情報窓口の職員は、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)に必要な事項の記入を求め、提出させるものとする。
(利用停止請求者の本人確認等)
第36条 第7条の規定に準じて行うものとする。
(利用停止請求書の受付に当たっての留意事項)
第37条 個人情報窓口は、提出された利用停止請求書の記載事項の確認について第24条の規定に準じて行うものとする。
(利用停止請求の受付に係る説明等)
第38条 個人情報窓口は、利用停止請求書が提出されたときは、当該利用停止請求書に受付印を押印し、その写しを利用停止請求者に交付するとともに、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 利用停止は、利用停止決定等に日時を要するため、利用停止請求書の受付と同時には行われないこと。
(2) 利用停止請求書の形式上の不備の補正を求めたにも関わらず補正に応じない場合は、不利用停止決定されること。
(3) 利用停止決定等は、利用停止請求書が提出された日から起算して30日以内に行い、保有個人情報利用停止決定通知書(以下「利用停止決定通知書」という。)又は保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(以下「不利用停止決定通知書」という。)により通知するものであること。
(4) 事務処理上の困難その他正当な理由により、前号に規定する期間以内に利用停止決定等を行うことができない場合には、30日以内に限りその期間を延長することができること。この場合には保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書(以下「利用停止決定期限等延長通知書」という。)により通知するものであること。
(5) 任意代理人による利用停止請求を受け付けた場合は、本人の意思を電話等で確認する場合があること。
(利用停止請求書の受付後の処理)
第39条 個人情報窓口は、利用停止請求書を受け付けたときは、利用停止請求書の写しを保管した上で、直ちに当該利用停止請求書を所管課に送付するものとする。
2 所管課は、個人情報窓口から利用停止請求書の送付を受けたときは、形式的不備がないかを確認し、受理するものとする。
(利用停止請求書の形式上の不備)
第40条 所管課は、次の事由に該当する場合は、不利用停止決定通知書により、利用停止請求者に通知するとともに、その写しを個人情報窓口に送付する。
(1) 法第99条第3号の規定により、利用停止請求書の補正の求めを行っても不備が解消されない場合
(2) 任意代理人による利用停止請求書を受け付け、受付後に行った本人の意思確認の結果、利用停止請求者に補正を求めたにもかかわらず利用停止請求者が補正に応じなかった場合若しくは相当の期間内に補正を行わなかった場合又は委任関係に疑義がある場合等本人の意思とは異なる利用停止請求が行われていると認められる場合
(3) 利用停止請求に係る内容が政令第16条に掲げる文書に記録され保有個人情報に該当しない場合若しくは法第124条各項の規定により適用除外となる個人情報である場合又は当該保有個人情報の利用停止に関して他の法令により特別の手続が定められている場合
(4) 利用停止請求のあった特定個人情報が情報提供等の記録であること。
(5) 開示を受けた日の翌日から起算して90日を経過している場合
(利用停止決定等)
第41条 所管課は、第38条第2項の規定により利用停止請求を受理したときは、利用停止請求に係る保有個人情報について、関係書類の確認及び関係職員等の事情聴取その他の適当な方法により、当該利用停止請求に係る保有個人情報の取扱いが法令等の規定に違反しているかどうかについて、調査するものとする。この場合、利用停止請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。
2 個人情報窓口において利用停止請求書が提出された日(郵送により利用停止請求書が提出された場合にあっては個人情報窓口で受付した日)をもって、法第102条に規定する利用停止請求があった日として取り扱うものとし、当該利用停止請求があった日の翌日から起算して30日以内に利用停止決定等を行うものとする。ただし、法第102条第1項ただし書きの規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
3 利用停止の可否の決定に当たっては、第12条第3項の規定に準じて内部調整を行うものとする。
4 保有個人情報の利用停止を決定した場合は、当該利用停止の内容及び理由を利用停止決定通知書に具体的に記載しなければならない。
5 法第101条第2項の規定により、保有個人情報の利用停止をしない場合は、利用停止しないこととした理由を不利用停止決定通知書に具体的に記載しなければならない。
6 利用停止の可否の決定は、第12条第7項の規定による決裁と同様とする。
7 所管課は、利用停止の可否の決定をしたときは、遅滞なく利用停止決定通知書又は不利用停止決定通知書を作成し、利用停止請求者に送付するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(利用停止決定等の期限の延長)
第42条 所管課は、法第102条第1項に規定する期限内に利用停止決定等を行うことができない場合には、同条第2項の規定により、開示決定等の期限の延長に準じて行うものとする。ただし、利用停止決定等期間延長通知書は、個人情報窓口に利用停止請求書が提出された日から起算して30日以内に訂正請求者に到達するよう送付するものとする。
(利用停止決定等の期限の特例)
第43条 所管課は、利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、次のことに留意の上、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書により通知し、その写しを個人情報窓口に送付しなければならない。
(1) 延長期間は、必要最小限度とすること。
(2) 特例延長の決定は、個人情報窓口において利用停止請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に利用停止請求者に到達するよう送付するものとする。
(保有個人情報の利用停止の実施)
第44条 保有個人情報の利用停止は、次のとおり行うものとする。
(1) 保有個人情報の利用停止は、利用停止決定を行った後速やかに行うものとする。
(2) 保有個人情報の利用停止を行った所管課は、当該保有個人情報を他の所管課に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の所管課に対し、その利用停止を依頼するものとする。
(保有個人情報の利用停止の方法)
第45条 利用停止は、次に掲げる方法によるほか、利用停止する保有個人情報の取扱いの状況や保有個人情報が記録されている媒体の種類に応じ、適切な方法により行うものとする。
(1) 利用又は提供の停止
ア 保有個人情報が記録されたデータベースへのアクセスを停止する。
イ 提供先への文書の送付を中止する。
(2) 消去の方法
ア 保有個人情報が記録された部分を塗りつぶす(文書又は図面の場合)。
イ 保有個人情報が記録された部分を電磁的に消去する。
(審査請求書の受付)
第46条 審査請求の受付は、個人情報窓口において行う。
2 個人情報窓口の職員は、審査請求書が提出されたときは、当該審査請求書に受付印を押印し、その写しを保管した上で、直ちに当該審査請求書を所管課に送付するものとする。
(審査請求書の審査)
第47条 所管課は、審査請求書の送付を受けたときは、次に掲げる要件を具備しているか審査するものとする。
(1) 処分についての審査請求書の記載事項等の確認
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分の内容
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日及び当該年月日から起算して90日以内の審査請求かどうか。
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分に係る教示の有無及び内容
カ 審査請求の年月日
(2) 不作為についての審査請求書の記載事項の確認
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 当該不作為に係る開示等請求についての請求の内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
エ 開示決定等については法第83条又は第84条、訂正請求決定等については法第94条又第95条、利用停止決定等については法第102条又は第103条の規定による決定期間を経過した審査請求かどうか。
(3) 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(4) 代表者若しくは管理人、総代又は代理人がいるときには、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)
(5) 審査請求者適格の有無(開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等によって直接に自己の権利利益を侵害された者又は開示、訂正又は利用停止請求に係る不作為に係る当該開示、訂正又は利用停止請求をした者かどうか。)
(審査請求書の補正)
第48条 所管課は、前条の規定による審査の結果、審査請求書に不備がある場合は、行政不服審査法第23条の規定に基づき相当の期間を定めて、審査請求人にその期間内に不備を補正すべきことを命じなければならない。
(審査請求についての却下等の裁決)
第49条 所管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達し、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。なお、却下の裁決をする場合は、総務課長と協議するものとする。
(1) 審査請求人が前条の期間内に不備を補正しない場合
(2) 審査請求が不適法であって補正することができないことが明らかな場合
2 所管課は、次のいずれかに該当する裁決を行う場合には、裁決書の謄本を審査請求人、審査請求人以外の審理関係人へ裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。なお、全部容認の裁決をする場合は、総務課長と協議するものとする。
(1) 審査請求の全部を容認し、当該審査請求に係る保有個人情報の全部を開示することとする裁決(当該保有個人情報の開示について反対意見書が提出されている場合を除く。)
(2) 審査請求の全部を容認し、当該審査請求に係る保有個人情報の訂正をすることとする裁決
(3) 審査請求の全部を容認し、当該審査請求に係る保有個人情報の利用停止をすることとする裁決
(審査会への諮問)
第50条 所管課は、法第105条第3項において準用する同条第1項の規定により審査会に諮問するときは、保有個人情報開示等審査諮問書(様式第6号)に次に掲げる書類を添付して審査会に提出するものとする。
(1) 審査請求書の写し
(2) 開示等決定通知書の写し
(3) 開示等請求書の写し
(4) 弁明書の写し
(5) 反論書の写し(提出があった場合に限る。)
(6) 参加任意見書の写し
(7) 審査請求に係る経過がわかる書類
(8) 前各号に掲げるもののほか、審査請求に対する審議をするために必要と認める書類
2 所管課は、前項の規定により、審査会に諮問をしたときは、速やかに諮問した旨の通知書を作成し、法第105条第3項において準用する同条第2項に掲げる者に通知するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(審理手続への対応)
第51条 所管課の職員は、行政不服審査法第2章第3節の審理手続(口頭意見陳述、提出書類の閲覧等)に処分庁として対応するものとする。
2 前項の審理手続において作成又は取得した書類(証拠書類、証拠物、口頭意見陳述記録等)がある場合は、速やかに審査会に当該書類の写しを提出するものとする。
3 所管課の職員は、審査会から必要な書類の提出を求められた場合又は説明若しくは意見を求められた場合は、これに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決)
第52条 所管課は、審査会から答申書の送付があったときは、当該答申を尊重して、当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。
2 所管課は、前項に規定する裁決をしたときは、速やかに、審査請求人に対し裁決書の謄本を送達し、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(苦情の申出の案内及び相談)
第53条 個人情報窓口は、実施機関が取扱個人情報に関する苦情の申出(以下「苦情申出」という。)があったときは、担当者が面談により苦情申出の趣旨、内容等を把握し、苦情を申し出た者(以下「苦情申出者」という。)を担当する所管課へ案内するなど適切な対応をするものとする。
2 個人情報窓口の職員は、苦情の申出(電話等による申出を含む。)を受け付けたときは、その内容を苦情申出処理票(様式第7号。以下「苦情申出処理票」という。)に取りまとめるものとする。この場合において苦情の申出者が回答を求めたときは、当該申出者の住所、氏名、電話番号等を確認するものとする。また、所管課で苦情申出を受け付けたときは、個人情報窓口に準じて処理するものとする。
3 苦情申出を受け付けた場合は、次により迅速に処理するものとする。
(1) 個人情報窓口で受け付けた場合は、苦情申出処理票を所管課へ送付するとともに、その写しを保管すること。
(2) 所管課で受け付けた場合は、苦情申出処理票の写しを個人情報窓口に送付すること。
(苦情の処理及び処理結果等の通知)
第54条 所管課は、苦情申出処理票を作成し、又は個人情報窓口から苦情申出処理票の送付を受けたときは、その内容を検討の上、保有個人情報の取扱いについて適切な措置を行うとともに、回答を求められた場合は、苦情申出者に対し、回答するものとする。
2 所管課は、苦情申出に係る処理結果を苦情申出処理票に記入するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。この場合、苦情申出者に文書で回答したときは、その写しを添付するものとする。
(運用状況の公表等)
第55条 総務課長は、毎年度、前年度の運用状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を蔵王町広報紙に登載することにより公表するものとする。
(1) 個人情報ファイル簿の登録件数
(2) 開示請求の件数及びその決定内容
(3) 開示請求の決定に対する審査請求の件数及びその処理状況
(4) 訂正請求の件数及びその決定内容
(5) 訂正請求の決定に対する審査請求の件数及びその処理状況
(6) 利用停止の件数及びその処理状況
(7) 実施機関が取り扱う保有個人情報に関する苦情の申出の件数及びその処理状況
(8) その他必要な事項
附則
この要綱は、公布の日から施行する。
様式 略