この要綱は、蔵王町個人情報保護条例(平成17年蔵王町条例第11号。以下「条例」という。)に基づき、個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し、蔵王町個人情報保護条例施行規則(平成17年蔵王町規則第5号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

保有個人情報の開示請求又はその他の個人情報の保護に関する事務を行うための窓口は、総務課(以下「個人情報窓口」という。)とする。

条例第6条第1項の個人情報取扱事務の登録は、蔵王町処務規程第12章を参考に、個人情報を取り扱う目的を同じくし、密接に関連した一連の事務(電子計算機による情報処理を含む。)を一つの単位とする。

登録簿の簿冊は、登録簿の台紙(規則様式第1号)及び目録により構成するものとし、簿冊及び目録は総務課長が作成する。

登録簿の台紙は、次の区分に従って主管課が個人情報取扱事務登録簿記入要領に定めるところにより作成するものとし、当該主管課は、登録簿の台紙を作成したときは、総務課長に2部提出するとともに、その控えを保管して管理するものとする。また、当該主管課は、登録事項に変更があったときは新規に作成した場合と同様に総務課長に登録簿の台紙を提出するものとし、個人情報取扱事務を廃止したときはその旨及び廃止年月日を総務課長に通知するものとする。

個人情報取扱事務の登録簿への登録(変更を含む。)は総務課長が(2)により提出された登録簿の台紙を登録簿の簿冊につづり、目録を整理することにより行い、登録の抹消は廃止された個人情報取扱事務に係る登録簿の台紙を簿冊から除去し、廃止事務簿冊につづり、目録を整理することにより行う。

一般の閲覧に供するため、個人情報窓口に登録簿を整備するものとし、個人情報窓口の職員は登録簿の加除整理を適切に行うものとする。

個人情報窓口では、担当者が面談により、来庁者の求めている保有個人情報の種類、内容等を把握し、適切な相談及び案内を行うものとする。

なお、開示請求を行おうとする者(以下「開示請求者」という。)が直接主管課を来訪したときは、主管課の職員は、個人情報窓口へ案内するものとする。

次に掲げる保有個人情報は、この条例に基づく開示請求の対象とはならない旨を説明するものとする。

個人情報窓口の職員は、開示請求書に必要な事項を記入させ提出させるものとする。

なお、電話又は口頭による請求は受け付けないものとする。

開示請求者の確認は、次により行うものとする。

次に掲げる書類の原本の提出又は提示を求め、確認するものとする。また、写真がはられていない書類が提示されたときは、複数の書類の提出又は提示を求めて確認するものとする。

・　運転免許証

・　各種健康保険証(各種共済組合員証、船員手帳を含む。)

・　各種年金手帳(各種共済年金又は恩給証書を含む。)

・　旅券

・　海技免状

・　猟銃・空気銃所持許可証

・　戦傷病者手帳

・　宅地建物取引主任者証

・　電気工事士免状

・　無線従事者免許証

・　毒物劇物販売業登録票

・　印鑑登録証明書(印鑑登録手帳)

・　その他本人であることを確認し得る書類

法定代理人に係るアに掲げる書類に加え、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求者が本人の親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認するため、次の書類の提出又は提示を求めるものとする。

・　戸籍謄本又は抄本(親権者の場合)

・　家庭裁判所の審判書謄本

・　登記事項証明書(成年後見人の場合)

・　その他法定代理人であることを確認し得る書類

開示請求のあった保有個人情報については、個人情報取扱事務登録簿からの検索、主管課の職員の立会い等を求めることにより、当該保有個人情報の有無の確認及び当該保有個人情報の内容についてできる限り具体的に特定をするものとする。

開示請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、開示請求者に対して、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求めるものとする。

開示請求書が提出されたときは、当該請求書に収受日付印を押印し、その控えを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

開示請求書を受け付けた場合は、個人情報窓口において請求書の写しを保管した上で、直ちに当該開示請求書を主管課に送付するとともに、常に処理経過等を把握しておくものとする。

主管課は、個人情報窓口から開示請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備を確認するとともに、開示請求に係る保有個人情報を検索し、その存在を確認後受理するものとする。

なお、開示請求に係る内容が、条例の開示請求の対象とならない場合又は保有個人情報が存在しない場合については、次により処理するものとする。

なお、これらの通知は行政処分であるものの、条例第40条第1項に規定する諮問事項ではないので、この通知に関し行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求があった場合は、実施機関は直ちに同法に基づく所定の手続を行うこと。

主管課は、開示請求書が送付されたときは、開示請求に係る保有個人情報の内容が条例第18条各号に該当するかどうかを検討するものとする。

個人情報窓口に開示請求書が提出された日をもって、条例第17条第1項に規定する請求書が提出された日として取り扱うものとし、当該開示請求書が提出された日から起算して14日以内に開示の可否の決定を行うものとする。

開示の可否の決定は、蔵王町事務決裁規程(平成19年蔵王町訓令第2号)第3条の規定により副町長の専決事項である。ただし、重要な事項又は異例若しくは疑義のある事項等があり、紛議論争が生ずるおそれがあるときについては、同規程第4条第4号の規定により、町長の決裁を受けなければならない。

開示の可否の決定に当たっては、次により内部調整を行うものとする。

主管課は、開示の可否の決定に当たっては、個人情報窓口と協議すること。

ただし、協議が困難と判断される事案の場合は、副町長、総務課長、まちづくり推進課長、総務課長補佐及び主管課長等で構成する調整委員会に諮り、その開示決定等を行うものとする。

主管課は、開示請求に係る保有個人情報が他の主管課に関連するものである場合、又は他の機関から提供を受けたものである場合は、必要な調整を行うこと。

開示の可否の決定を慎重かつ公正に行うため、開示請求の対象となった保有個人情報が条例第18条各号のいずれかに該当するとき又はいずれにも該当しないことが明らかであるときを除き、必要に応じ、開示請求に関係する開示請求者以外の個人、法人等、国又は他の地方公共団体若しくは実施機関以外の町の機関(以下これらを「第三者」という。)に対する調査を行うものとする。

調査は、口頭又は文書(様式第2号)で照会し、原則として文書(様式第3号)により、条例第18条各号の該当性についての当該第三者の見解を求めるものとする。この場合、意見はおおむね1週間以内に得るよう協力を求めるものとする。

なお、調査に当たっては、開示請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。

第三者から口頭により意見があった場合は、当該第三者の氏名及び住所(法人その他の団体にあっては、その名称及び主たる事務所の所在地)、調査年月日、調査の内容、当該第三者の意見その他必要な事項を記録した調査書を作成するものとする。

第三者に対する調査を行った場合は、開示の可否の決定をした後に、当該第三者に対し、次の事項を文書(様式第4号)により通知するものとする。

開示決定通知書等は、次により作成するものとする。

なお、写しの交付等を伴わない電磁的記録に係る開示の場所であって、電磁的記録の保有状況により、当該電磁的記録を保有している主管課において開示を行う合理的な理由があるときは、当該主管課を指定することができるものとする。また、開示の方法が写しの交付等のみの場合は、原則として、開示請求を受け付けた個人情報窓口を指定することとする。

開示の可否の決定期間を延長するときは、開示決定期間等延長通知書により請求者に通知するものとする。この場合、次のことに留意すること。

主管課は、開示の可否の決定をしたときは、遅滞なく開示決定通知書又は不開示決定通知書を作成し、請求者に送付するとともに、その控えを個人情報窓口に送付すること。

保有個人情報の開示は、開示決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。

主管課は、請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に保有個人情報の開示を受けることができないときは、請求者と再度調整の上、別の日時に保有個人情報の開示を実施することができるものとする。

なお、日時を変更したときは、その旨を6の(6)で指定した個人情報窓口に連絡するものとする。

個人情報の閲覧は、主管課の職員が実施するものとし、必要に応じて個人情報窓口の職員が立ち会うものとする。

保有個人情報の開示を実施するときは、保有個人情報の開示を受けようとする者に対して、開示決定通知書の提示を求めるとともに、当該開示を受ける者が開示請求者本人であることを確認するものとする。この場合の本人確認の方法は、2の(2)に準じて行うものとする。

文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)の場合は、閲覧及び写しの交付により行う。

スライドフィルムプロジェクターにより行う。

マイクロリーダーにより行う。

①で閲覧に供したものについて乾式複写機により作成するものとする。ただし、図面、地図等で個人情報窓口での写しの作成について対応が困難なものについては、他の方法により行うことができるものとする。

リーダープリンターにより作成する。

②により作成したものを、次により個人情報窓口で交付するものとする。

写しを交付するときは、請求者に対して、保有個人情報が記録されている公文書の写しの交付等申請書(様式第5号。以下「写しの交付等申請書」という。)の提出を求めるものとする。

個人情報窓口の職員は、保有個人情報の写しの交付等申請書に納付額を記入し、会計課窓口において現金を納入させるものとする。

電磁的記録は、電磁的記録を保存している媒体の種別ごとに下記の方法により閲覧、視聴又は写しの交付等を行うものとする。

なお、下記の方法により開示することが技術的に困難なとき又はプログラムの変更等に多額の経費が見込まれるときは、可能な方法により行うものとする。

条例第2条第5号に規定する実施機関の職員が組織的に利用するものとして、当該実施機関が保有している電磁的記録を保存している媒体の種別は、次に掲げるものとする。

原則として原本を下記の方法により閲覧に供するものとする。原本での閲覧によりそれを汚損し、又は破損するおそれがあるときその他の相当の理由があるときは、複製物で閲覧に供するものとする。

当該磁気テープから現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものにより行う。

パーソナルコンピュータ又はワードプロセッサにより行う。

パーソナルコンピュータにより行う。

原則として原本を下記の方法により視聴に供するものとする。原本での視聴によりそれを汚損し、又は破損するおそれがあるときその他相当の理由があるときは、複製物で視聴に供するものとする。

テープレコーダーにより行う。

ビデオテープレコーダーにより行う。

パーソナルコンピュータにより行う。

プリンターにより作成した写しを交付すること、又はパーソナルコンピュータ若しくはワードプロセッサにより作成した複製物を供与することにより行う。

テープレコーダーにより作成した複製物を供与することにより行う。

ビデオテープレコーダーにより作成した複製物を供与することにより行う。なお、申請書の提出及び費用の徴収の方法については、文書等の写しの交付の方法に準じて行うものとする。

電磁的記録の部分開示をする場合は、開示ができる部分とできない部分とが適当な方法により容易に区分できるときには、例えば、開示ができない部分を特定の記号に置き換え、又は表示されないようにするなど、開示ができない部分について閲覧又は視聴ができない措置を講じ、開示ができる部分についてのみ開示を行うものとする。

個人情報窓口では、担当者が面談により、訂正請求者が訂正を求めている保有個人情報の種類、内容等を把握し、訂正請求として対応すべきものかどうかを確認するものとする。

訂正請求をするには、訂正請求に係る保有個人情報について、条例又は他の法令の規定により開示等を受けている必要があるので、請求者に対し、開示決定通知書の提示を求める等の方法により、事前に開示等を受けていることを確認すること。

なお、請求者が開示等を受けていない場合は、開示請求又は他法令の規定に基づく閲覧等の手続を訂正請求をする前に行う必要がある旨を説明すること。

開示請求の際の方法に準じて行うものとする。

請求者に、訂正を求める保有個人情報の内容が事実と合致することを証明する資料又は書類の提出又は提示を求め、これらを確認するとともに、その写しを請求書に添付するものとする。

開示請求の方法に準じて、行わせるものとする。

確認に当たっては、主管課の職員の立会い等を求め、次の事項に該当する保有個人情報が訂正請求の対象となることを説明する。

開示請求の際の留意事項に準ずるものとする。

開示請求の際の補正に準じて行うものとする。

訂正請求書が提出されたときは、当該請求書に収受日付印を押印し、その控えを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

なお、訂正又は部分訂正について通知する場合は、当該訂正を実施した日を記入するとともに、当該訂正に係る保有個人情報が記録された公文書の写し又は複製物を添えて、通知するものであること。

開示請求の際の処理に準じて行うものとする。

主管課は、個人情報窓口から訂正請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備及びその内容を確認し、当該保有個人情報の訂正権限があるものについて受理するものとする。したがって、2の(5)に該当しないもの等については、その旨を説明し請求の取下げをするよう要請すること。請求の取下げがなされないときは、保有個人情報訂正請求書の不受理通知書(様式第6号)により訂正請求を不受理とする旨を通知するとともに、その写しを個人情報窓口に送付すること。

なお、この通知に関し審査請求があった場合は、開示請求書の不受理の場合と同様の処理をすること。

主管課は、訂正請求書が提出されたときは、当該請求に係る保有個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。

なお、調査に当たっては、訂正請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。

個人情報窓口において訂正請求書が提出された日をもって、条例第29条第1項に規定する請求書が提出された日として取り扱うものとし、請求書が提出された日から起算して30日以内に訂正の可否の決定を行うものとする。

開示請求の際の決定の決裁と同様である。

開示請求の際の内部調整に準じて行うものとする。ただし、過去の訂正実績に伴う協議の省略はできないものとする。

訂正決定通知書等は、次により作成するものとする。

なお、訂正した後の公文書の写し又は複製物を添付すること。

開示請求に準じて行うものとする。ただし、訂正決定等期間延長通知書は、個人情報窓口に請求書が提出された日から起算して30日以内に請求者に到達するよう送付すること。

訂正決定通知書又は不訂正決定通知書により、開示請求の際の方法に準じて行うものとする。

保有個人情報の訂正は、訂正決定通知書に記載された訂正年月日に行うものとする。

保有個人情報の訂正を行った主管課は、当該保有個人情報を他の主管課に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の主管課に対し、その訂正を依頼するものとする。

訂正請求に係る保有個人情報が文書等に記録されている場合は、当該文書等の原本の訂正請求に対する決定に該当する部分を二重線で消し、その上部に正確な情報を記入した上で、余白に訂正請求により訂正した旨及び「○字削る○字加入」と記入するなどその他適当な方法により行うものとし、担当者が押印する。また、原本を訂正することに困難な事情がある場合は、当該個人情報が事実と異なっている旨及び正確な保有個人情報を記した資料を添付する方法その他適当な方法により訂正を行うものとする。

スライドフィルム及びマイクロフィルムに記録されている保有個人情報の訂正は、適当な方法をもって行うものとする。

訂正請求に係る保有個人情報が電磁的記録に記録されている場合は、当該電磁的記録の該当する部分について適当な方法を用いて訂正を行うものとする。

個人情報窓口では、担当者が面談により、保有個人情報の利用停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)として対応すべきかどうか確認するものとする。

開示請求の方法に準じて利用停止請求書を提出させるものとする。

開示請求の際の方法に準じて行うものとする。

利用停止請求に係る保有個人情報の内容については、主管課の職員の立会い等を求めることにより、できる限り具体的に特定をするものとする。

開示請求の際の留意事項に準ずるものとする。

開示請求の際の補正に準じて行うものとする。

利用停止請求書が提出されたときは、当該請求書に収受日付印を押印し、その控えを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

なお、利用停止又は部分利用停止について通知する場合は、当該利用停止を実施した日を記入するとともに、当該利用停止に係る保有個人情報が記録された公文書の写し又は複製物を添えて、通知するものであること。

開示請求の方法に準じて行うものとする。

主管課は、個人情報窓口から利用停止請求書の送付を受けたときは、形式的要件の具備及びその内容を確認するとともに、利用停止請求に係る保有個人情報を検索し、その存在を確認後受理するものとする。

主管課は、利用停止請求書が提出されたときは、関係書類の確認、関係職員等の事情聴取その他の適当な方法により、当該利用停止請求に係る保有個人情報の取扱いが条例の規定に違反しているかどうかについて、調査するものとする。

なお、調査に当たっては、利用停止請求者その他個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。

主管課は、利用停止請求の処理に当たっては、6の調査結果に基づいて利用停止請求に応じるかどうかの検討を行い、審査会の意見を聴いた上で、個人情報の取扱いが条例の規定に違反していると判断した場合にあっては、利用停止の方法及び当該請求者以外の者に係る保有個人情報の取扱いについても同様の措置が必要かどうかを検討するものとする。

なお、審査会の意見を聴かないで処理することとした場合には、請求者の同意を得るものとする。

主管課は、審査会の意見を聴く必要があると認めたときは審査会に諮問するものとし、請求者の同意に基づいて審査会の意見を聴かないで処理しようとするときは第4の6の(4)の規定に準じて総務課長に協議するものとする。ただし、過去の利用停止の実績に伴う協議の省略はできないものとする。

主管課は、請求のあった保有個人情報の取扱いを利用停止するときは、保有個人情報の不適正な取扱いの実態に応じて、請求者の権利利益の侵害がなくなるよう適切な利用停止措置を行うものとする。

利用停止決定通知書は、次により作成するものとする。

開示請求の際の方法に準じて行うものとする。

開示、訂正又は利用停止等の決定に対する行政不服審査法第2条の規定に基づく審査請求があった場合には、審査請求書は個人情報窓口で受け付けするものとする。

なお、主管課においては、審査請求書の受付は行わないものとする。

審査請求書の提出があったときは、次の要件について確認するものとする。

主管課は、審査請求が(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。

主管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。

なお、却下の裁決をする場合は、総務課長に協議するものとする。

主管課は、審査請求を却下する場合及び原処分を取り消し、請求に係る保有個人情報のすべてについて開示、訂正又は利用停止する場合を除き、速やかに審査会へ諮問するものとする。

主管課は、次に掲げる事項を記載した諮問書(様式第7号又は様式第8号)を作成するものとする。

主管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して個人情報窓口に提出するものとする。

主管課の職員は、審査会から必要な書類の提出を求められた場合、又は説明若しくは意見を求められた場合は、これに応ずるものとする。

審査会からの答申があったときは、個人情報窓口は、答申書を主管課へ送付するとともに、その写しを保管するものとする。

個人情報窓口では、実施機関が取扱個人情報に関する苦情の申出(以下「苦情申出」という。)があったときは、担当者が面談により苦情申出の趣旨、内容等を把握し、苦情を申し出た者(以下「苦情申出者」という。)を担当する主管課へ案内するなど適切な対応をするものとする。

個人情報窓口の職員は、苦情の申出を受け付けたときは、その内容を苦情申出処理票(実施機関が保有個人情報)(様式第9号。以下「苦情申出処理票」という。)に取りまとめるものとする。この場合において苦情の申出者が回答を求めたときは、当該申出者の住所、氏名、電話番号等を確認するものとする。また、主管課で苦情申出を受け付けたときは、個人情報窓口に準じて処理するものとする。

なお、電話による苦情の申出についても、この方法に準じて処理するものとする。

苦情申出を受け付けた場合は、次により迅速に処理するものとする。

苦情申出処理票を主管課へ送付すること。

苦情申出処理票の控えを個人情報窓口に送付すること。

主管課は、苦情申出処理票を作成し、又は個人情報窓口から苦情申出処理票の送付を受けたときは、その内容を検討の上、保有個人情報の取扱いについて適切な措置を行うとともに、回答を求められた場合は、苦情申出者に対し、回答するものとする。

なお、その結果を苦情申出処理票に記入するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。この場合、苦情申出者に文書で回答したときは、その写しを添付するものとする。

1の(1)の事項に係る審査会への諮問の手続は次によるものとする。

主管課は、審査会への諮問事項について、諮問書を提出する場合には、事前に総務課長に協議するものとする。

主管課は、(1)の協議が終了した後、次に掲げる資料を添付した諮問書を作成し、個人情報窓口を通じて審査会に提出するものとする。

主管課は、審査会が必要と認めるときは、審査会において意見陳述又は説明若しくは必要な資料の提出を行うものとする。

総務課長は、毎年度始めに前年度の施行状況について、各実施機関分を取りまとめ、次の事項を蔵王町広報紙に登載することにより公表するものとする。

附則

附則(平成18年要綱第1号)

附則(平成19年要綱第1号)

附則(平成19年要綱第6号)

附則(平成28年要綱第13号)

附則(平成29年要綱第13号)

附則(令和4年要綱第26号)