○蔵王町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成10年5月6日
要綱第6号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか蔵王町町民税務課(以下「町民税務課」という。)における戸籍情報システムに係る戸籍情報の保全及び保護に関する管理について必要な事項を定め、戸籍情報の保全及び保護の適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 与えられた一連の処理手順に従い、戸籍、除かれた戸籍及び改製原戸籍(以下「除籍等」という。)、戸籍の附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を自動処理する町民税務課に設置した戸籍専用コンピュータ装置、パーソナルコンピュータ装置及び磁気ディスク装置等の記憶装置を有する電子的機器及びその周辺機器で構成される機器の集合体をいう。
(2) データ 戸籍情報システム処理に係る入出力帳票、磁気記録及びその他の媒体等に記録されているものをいう。
(3) 磁気記録 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、フロッピィディスク等の媒体に記録されているものをいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他戸籍情報システム処理に必要な仕様書及び取扱要領等をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保全及び保護に関して必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用とデータの保全及び保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民税務課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、地震、盗難その他の事故に備えて必要な措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経過及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は端末装置の適正な管理を行うため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民税務課戸籍住民係長をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、改ざん、滅失、破損、紛失その他の事故の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度等に配慮しなければならない。
3 出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。またこれを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって確実に処分すること。
5 データは、法令等に特別の定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(磁気記録等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気記録等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して適正な管理を行わなければならない。
(2) 磁気記録等の受け払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳その他の文書に記録し、これを保管しなければならない。
(3) 磁気記録等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等により復元できない方法によって確実に処分すること。
(出力帳票等の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票等は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管し、これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票等は、作成期日等必要な事項を台帳その他の文書に記録すること。
(3) 出力された帳票等を破棄するときは、焼却、裁断等により復元できない方法によって確実に処分すること。
(ドキュメント管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを複写し又は持ち出す時は、保護管理者の承認を受けるとともに、外部に情報が流出しないように適正に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを適正に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍専用コンピュータの管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍に関するデータを戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフトウェア等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修等の実施)
第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は取扱職員に対し、年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の承認を得た後これを実施しなければならない。
2 新任の取扱職員については、任用後できるだけ早い時期に、前項の教育等を実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、町長、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、町民税務課戸籍担当において処理する。
附則
(施行期日)
この要綱は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行する。
施行日(指定を受けた日) 平成10年9月26日
附則(平成17年要綱第6号)
この要綱は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年要綱第1号)
この要綱は、平成18年4月1日から施行する。
附則(令和5年要綱第12号)
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・施錠の係る保管庫に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバーは施錠のかかる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム・プックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |