(目的)

第1条　この規程は、本庁事務処理の適確と合理的運営を期することを目的とする。

(職務代理者の規定)

第2条　町長及び副町長にともに事故があるとき又は町長及び副町長がともに欠けたときは、総務課長がその職務を代理する。

(出勤及び退庁)

第12条　職員は出勤及び退庁に際して、勤務管理システムにより出勤及び退庁の時刻等(勤務状況)を自ら記録しなければならない。ただし、町長、副町長は、この限りではない。

第13条　職員は、次の各号の一に該当する時は、願又は届書を主管課長(室においては室長。以下同じ。)を経て総務課長に提出しなければならない。

(忌引手続)

第14条　喪に服するときは、死亡者との関係及び死亡年月日を記し、届出なければならない。

(召喚等、その他の手続)

第15条　召喚に応じ、又は職務に関し証人若しくは鑑定人として裁判所その他法令に定める場所に出頭する場合はあらかじめ承認を受けなければならない。

(文書の取扱)

第16条　職員は、上司の承認を受けなければ文書を他人に示し、又は内容を告げ若しくはその謄本抄本等を与えることができない。庁外に携行しようとするときもまた同様とする。

(職員台帳)

第17条　総務課において職員台帳を備え、常にこれを整理しておかなければならない。

(事務の引継)

第18条　転職、免職又は休職を命ぜられた者は、辞令を受けとった日から1週間以内に担当事務の全部を引継ぎ目録により引継ぎ上司に報告しなければならない。

(出張)

第19条　職員の出張、命令案はその属する課長が各課(室においては室。以下同じ。)に備えつけてある命令簿に記入し出張の前日までに決裁を受けなければならない。ただし、特に緊急を要しやむを得ない場合はこの限りでない。

第20条　職員が出張旅行中用務の都合、病気その他やむを得ない事故により所定の期日に帰庁することができない時は、すみやかにその旨を上司に連絡し指示を受けなければならない。

第21条　出張を命ぜられた者が帰庁したときは、上司に随行した場合を除くほかすみやかに復命書を提出しなければならない。ただし、軽易なものは口頭で復命することができる。

(遅刻及び早退)

第22条　職員は、勤務時間内に早退しようとするとき又は出勤時刻に遅刻したときは事故簿により上司の許可を受けなければならない。

(時間外勤務)

第23条　課長は、所掌事務について時間外勤務の必要あるときは、上司の承認(決裁)を受けた後に勤労を命じなければならない。

(身分証明書)

第24条　職員に身分証明書(様式第1号)を交付する。

第24条の2　職員は、身分証明書を紛失し又は損傷若しくは汚損した身分証明書を添付して、様式第3号により再交付を受けなければならない。

(書替え交付)

第24条の3　職員は、氏名又は住所を変更したときは、直ちに身分証明書の書替えを請求し、交付を受けなければならない。

(返納)

第24条の4　職員が退職又は死亡したときは、直ちに本人又はその遺族は身分証明書を返納しなければならない。

(火災)

第25条　職員は、庁舎及びその附近に火災その他の非常事態が発生したことを知ったときは、ただちに登庁し応急の措置を講じなければならない。

(来訪者の応対)

第26条　来訪者に対しては、親切丁寧を旨とし責任者自ら応接しなければならない。

(役場に属さない事務処理方法)

第27条　役場に属さない事務は、許可を受けなければ役場内で執ることができない。

(普通文書の収受方法)

第28条　本庁に到着した文書、電信、物品はすべて総務課に於て収受し、次の各号により取扱うものとする。

第29条　個人宛の文書等であってもその内容が公務に関するものは総務課に提出し前条の規定により取扱いを受けなければならない。

(訴願書その他の収受)

第30条　訴願書、審査請求書、入札書、その他収受の日時が権利の消長に関係ある文書は、その余白に収受年月日時刻等を明記し収受者がこれに記名しその封皮を添付しなければならない。

(数課関係の文書処理)

第31条　数課に関連する文書、電信は、その関係の最も重い課に配布し、若しその主管について各課において意見を異にするときは、総務課長は町長の指導を受けなければならない。

(口頭申告)

第32条　口頭申告をもって文書に代えるものは、その主管課に於て口頭申告受理簿にその要旨を書取り受理するものとする。

第33条　電話によるものは、その要旨を書取り電話の年月日時刻を記入し、聴取者記名の上主務課長に差出すものとする。

(文書その他不明の場合の処理)

第34条　配布を受けた文書、電信、電話、物品でその主管に属しないと認めたもののある時は、総務課に返送し各課相互に転送することはできない。

(電子文書の収受)

第34条の2　第28条から第31条までの規定は、電子メール(町長が認めた電子文書を交換するシステムを含む。以下同じ。)により受信した電子文書(電磁的方式により記録された文書をいう。以下同じ。)に準用する。この場合において、収受等の文書処理は、主管課において行うものとする。

(文書の処理方法)

第35条　配布を受けた文書、電信、電話、現金、証券、物品又は受信した電子文書は、速やかに処理しなければならない。若し、速かに処理できないときは、事由を具し、処理期間を予定し、上司の承認を受けなければならない。予定期間をすぎ、なお処理できないときも同じとする。

(決裁の方法)

第36条　事務処理は、次の方法により決裁を受けるものとする。

(発議書の記入方法)

第37条　発議書の字句を書き換えたとき又は掛紙字句加除をしたときは、起案者はその部分に記名等しなければならない。

(特殊文書の処理方法)

第38条　機密を要する書類には、欄外に「秘」と朱書し、他人に見られないように取扱わなければならない。

(発送方法)

第39条　親展、書留、内容証明、別配達、小包速達、特便、電報はがき、経由官公署宛発送等施行上特別の取扱を要するもの又は添付書類のあるものは、発議書の欄外にその旨を朱書しなければならない。

(発議書の回覧)

第40条　発議書、供覧、文書、電信、図書の類は、すべて関係者に回覧しなければならない。ただし、不在の場合はこの限りでない。

(合議)

第41条　他に関係ある事件は、次の各号により処理するものとする。

(経由文書の処理方法)

第42条　経由願書にして重要なるものは、控書を保存し、指令書が到着したときは、その全文の写を添付して置かなければならない。

(緊急事項の処理方法)

第43条　緊急を要する事件にして通常の手続をする時間的余裕のないときは、上司の指示を受け適宜処理することができる。ただし、施行後正規の手続きをしなければならない。

(完結後の処理)

第44条　主務者は、事件が完結したときは、その発議者に完結年月日を記入し、常に事件の経過を明らかにして置かなければならない。

(文書その他発送)

第45条　文書、電信、現金、証券、物品等は副町長、課長の専決事項を除き、すべて町長の決裁を経てからでなければ発送することはできない。

(普通文書の発送手続き)

第46条　機密に属さない文書、電信は、主管課に於て浄書し、発送の手続きをして総務課に回付するものとする。添付すべき現金、証書、物品等があるときは、主管課に於て包装その他必要な処置をして添付しなければならない。

(機密文書の発送の手続)

第47条　機密に属する文書、電信は、主管課に於て浄書し、機密文書収受簿に登載の上封をして総務課に回付するものとする。なお発議書の余白に発送年月日及び番号に記入して置かなければならない。

(公印等の押印)

第48条　発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(割印、契印)

第49条　許可、認可、承認、証明、その他重要な文書には、その上部と発議書とに割印し(公印を用いる。)、紙数2枚以上にわたるときは、そのつづり目に契印(公印を用いる。)しなければならない。

(郵便切手、受払)

第50条　総務課で文書、電信、現金、証券、物品等を発送するときは、普通文書発送収発簿に登載するとともに郵便切手受払簿に記帳しなければならない。

(電子文書の送信)

第50条の2　第45条第1項及び第2項並びに第46条から第48条までの規定は、電子メールにより送信する電子文書に準用する。この場合において、電子メールによる電子文書の送信は、主管課において行うものとする。

(公文の種類)

第51条　本書は、特に決裁を受けたもの及び法令において定められたものを除き本庁公文の種類を定めるものとする。

(公文の書式)

第52条　条例、規則、規程、告示の書式は、次のとおりである。

(条例その他の番号の附し方)

第53条　条例、規則、告示は、公示件名簿に登載し、番号を附すものとする。この番号は、暦年ごとに更新するものとする。

(辞令の書式)

第54条　職員の任免、進退、俸給等に関する辞令の書式は、次のとおりとする。

第55条　願、申請、届、通知、供覧、回章、伺、照会、回答報告、指令、達、庁訓の書式は、次のとおりとする。

(符せんの場合の文書の却下)

第56条　符せんで文書を却下し、又は返戻する文例は、次のとおりである。

(証明書の文例)

第57条　証明書の文例は、次のとおりとする。

第58条　本章において文書とは、職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(これらを撮影したマイクロフィルム及びスライド等を含む。)並びに電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスクその他一定の事項を記載しておくことのできるこれらに類するものであって、町長が保有し、管理しているものをいう。

第59条　処理完結した文書は、主管課で編集又はファイリング(簿冊形式ではなく、文書の項目別・類型別に保管する体系。以下「ファイリングシステム」という。)し、会計年度の終わりから1月以内に総務課に主管課毎に文書目録を作成し提出しなければならない。また、その公文書は主管課毎に管理しなければならない。暦年管理の文書については、その暦年の終了する年度に編入し文書目録を作成しなければならない。

(文書の保存年限)

第60条　文書の保存年限は、次の4種とする。

(永久保存)

第61条　永久保存に属する文書は、次のとおりとする。

(10年保存)

第62条　10年保存に属する文書は、次のとおりとする。

(5年保存)

第63条　5年保存に属する文書は、次のとおりとする。

(その他の保存文書)

第64条　永久、10年及び5年保存に属しない文書は、すべて2年保存に編入するものとする。また、主管課において、2年保存に編集した中でさらに随時廃棄、1年、2年と分類をすることができる。

(保存年限の起算方法)

第65条　保存年限の始期は、処理完結した年の翌年から起算する。ただし、歳入歳出及び出納に関するものは、当該会計年度終了の翌年度から起算する。

第66条　文書は、会計年度毎に管理するものとし、出勤簿及び年休簿等の暦年管理の文書は、その暦年の終了する会計年度に編入し管理するものとする。ファイリングシステムによる編集分類の場合は、だれが見てもわかりやすい分類項目にしなければならない。

(文書の装幀方法)

第67条　簿冊で編集する文書は、厚さおよそ10糎を限度として装幀し、表紙を附さなければならない。ただし、保存年限10年以下のものは、便宜仮綴りにしておくことができる。ファイリングシステムの場合は1ファイル1糎から2糎の厚さに分類収納しなければならない。

第68条　保存年限10年以上の文書には、索引を附さなければならない。ただし、歳入歳出及び出納に関する文書その他将来の検出上必要のないものは、省略してもよい。

(保存場所)

第69条　本章の規定により主管課において保管する文書は、法令集及び例規集並びに文書保存台帳ファイル基準表を除くすべてこれを書庫に収蔵しなければならない。ただし、前年度の文書については、主管課内で保管することができる。

第70条　書庫内の書柵にはそれぞれ番号を附さなければならない。

(文書の廃棄)

第71条　保存年限の満了した文書は、総務課長において各主管課長と合議し、廃棄、決裁を受け処分しなければならない。ただし、廃棄に当り法令により他の官公署と交渉を要するものは、交渉を了してから、廃棄の決裁を受けなければならない。

(回覧貸与の場合の方法)

第72条　庁員以外の者に書庫に収蔵せる文書を閲覧、貸与又は写させるときは、主管課長において総務課長と合議の上決裁を受けなければならない。

第73条　書庫は、総務課長においてこれを主管し係員のほかみだりに出入してはならない。

(保存方法)

第74条　保存文書は、毎年1回秋期において虫干をなし又毎月1回書庫の掃除をしなければならない。

第75条　書庫は、開閉を厳にし、鍵は総務課長が保管する。

第76条　書庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(当直員)

第77条　職員は、順番に当直しなければならない。

(出張、その他の場合)

第78条　当直者が出張その他やむを得ない事由により宿日直の勤務を行うことができないときは、代直者を定め、総務課長の承認を受けなければならない。

(当直の勤務時間)

第79条　当直の勤務時間は、次のとおりとする。

(当直の周知方法)

第80条　総務課長は、当直当番のことを遅くとも前日までに本人に通知しなければならない。

(宿日直員の任務)

第81条　宿日直員の任務は、次のとおりとする。

(当直中の文書の処理方法)

第82条　当直中に到着した文書、電信、物品は、すべて当直員において収受し、その旨、日誌に記載し次の各号により取扱うものとする。

(宿日直日誌)

第83条　宿日直員は、勤務終了後宿日直日誌により勤務した状況について上司に報告しなければならない。

(国旗掲揚方法)

第84条　国民の祝日、その他国旗を掲揚すべき日には、所定の場所に掲揚しなければならない。

第85条　この規程に定めるもののほか、宿日直員の勤務について必要な事項は総務課長が定める。

(非常の場合の配備)

第86条　職員は、庁舎及び町有建物並びにその附近に火災その他の変災の発生したることを知ったとき及び警報信号を聞いたときは、災害の自己に迫る場合を除き直ちに登庁し町長の指揮を受けその指揮を受ける時間的余裕のないときは臨機に必要な処置をなさなければならない。

(非常時に対しての心得)

第87条　職員は、平素、次の各号に注意し、各課長はこれが監督に十分その責任をつくさなければならない。