○蔵王町住民基本台帳の閲覧に関する規則

平成18年11月1日

規則第33号

(趣旨)

第1条 この規則は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号。以下「令」という。)及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)に定めるもののほか、住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に係る事務に関し、必要な事項を定めるものとする。

(閲覧の方法)

第2条 法第11条第1項の規定による閲覧請求(以下「国等の閲覧請求」という。)又は法第11条の2第1項の規定による閲覧の申出(以下「閲覧申出」という。)に係る住民(以下「閲覧対象者」という。)について個々の氏名、住所等が特定されていないときは、閲覧台帳(法第7条の規定により住民票に記録されている事項のうち氏名、出生の年月日、男女の別、住所を記載したものをいう。以下同じ。)を閲覧に供する方法により、閲覧させるものとする。

2 ドメスティック・バイオレンス(配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号)第1条第1項に規定する身体に対する暴力等をいう。)及びストーカー行為等(ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条第1項に規定するストーカー行為等をいう。)の被害者で、町長が住民票の写しの交付制限等の支援措置を講じた者(以下「支援対象者」という。)については、閲覧台帳からその記載を削除する。

3 閲覧対象者について個々の氏名、住所等が特定されているときは、法第12条の規定に基づき住民票の写し(世帯主名、続柄、本籍及び筆頭者名等の事項を省略したもの)の交付により対応するものとし、閲覧は認めないものとする。ただし、閲覧対象者が多い等の理由により、特に申出があるときは、閲覧台帳から当該対象者に係る部分を複写した書類を閲覧に供することができる。

4 閲覧対象者が閲覧申出をしようとする者(以下「申出者」という。)本人又はその者と同一の世帯に属する者(以下「本人等」という。)であるときは、法第12条に規定する住民票の写しの交付をもって対応するものとし、閲覧は認めないものとする。ただし、第1項に規定する閲覧対象者に本人等が含まれる場合はこの限りでない。

(国等の閲覧請求)

第3条 国又は地方公共団体の機関(以下「国等の機関」という。)の職員が国等の閲覧請求をしようとするときは、閲覧希望日の10日前まで(やむを得ない事情があると町長が認めるときは、町長が指定する日まで)に、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号。法第11条第2項第2号に規定する犯罪捜査等を目的とする場合は様式第1号の2)を町長に提出するものとする。

2 町長は、国等の閲覧請求に基づく閲覧をする者(以下「閲覧職員」という。)が、省令第1条第3項の規定により提示した国等の機関の職員たる身分を示す証明書に本人の顔写真が貼付されていない場合等、本人確認が不十分と認めるときは、個人番号カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証又は資格証明書等(本人の顔写真が貼付されたものに限る。)の提示を求めるものとする。

3 町長は、国等の閲覧請求について疑わしいと認めるときは、当該請求をした国等の機関に照会する等の方法により確認するものとする。

(閲覧の申出)

第4条 申出者は、閲覧希望日の1月前から2週間前までの間に予約を行うものとする。ただし、やむを得ない事情があると町長が認める場合は、この期間の前後の日においても予約することができる。

2 申出者は、閲覧希望日の10日前まで(やむを得ない事情により10日前まで提出することができないと町長が認めるときは、町長が指定する日まで)次の各号に掲げる書類を町長に提出しなければならない。

(1) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第2号。以下「申出書」という。)

(2) 申出者(申出者が第三者から委託を受けて閲覧しようとする場合は委託しようとする者を含む。次号から第5号まで及び第12条において同じ。)、閲覧者(法第11条の2第1項の規定により申出者が指定した者をいう。以下同じ。)及び同条第4項に規定する個人閲覧事務取扱者の誓約書(様式第3号)

(3) 申出者が法人の場合は、申出の日から起算して6月前以内に交付された法人登記簿の謄本又は登記事項証明書(写しを提出する場合は、原本を提示し、又は原本と相違ない旨を記載し申出者が記名押印するものとする。以下この項において同じ。)

(4) 申出者が法人でない団体の場合は、団体の規約、役員及び構成員の範囲等を明らかにした書類

(5) 財団法人日本情報処理開発協会が認定するプライバシーマークが付与されていることを示す書類及びプライバシーポリシー等、閲覧により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)の管理の方法を明らかにした資料

(6) 申出者が委託を受けて閲覧する場合又は第三者に委託して閲覧させる場合は、委託契約書

(7) 統計調査等の要綱又は調査用紙等、閲覧事項の利用の目的(以下「利用目的」という。)を具体的に確認できる資料

(8) その他町長が必要と認める書類

3 2名以上の者が共同で閲覧をしようとするときは、閲覧をしようとする者全員が同時に閲覧申出をしなければならない。

(閲覧の審査及び承認)

第5条 町長は、閲覧申出があったときは、当該申出者に対して閲覧承認(不承認)決定通知書(様式第4号)により、その可否を通知するものとする。

2 町長は、閲覧申出を承認したときは、閲覧者に対し、住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第5号)により照会するものとする。

(閲覧することができる者等の範囲)

第6条 法第11条の2第1項第1号に規定する活動は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)に定める調査研究とする。

2 法第11条の2第1項第2号に規定する公共的団体は、地方自治法(昭和22年法律第67号)第157条第1項の規定により普通地方公共団体の長が、指揮監督することができる公共的な活動を行う団体等とする。

3 法第11条の2第1項第3号の規定による特別な事情による居住関係の確認として町長が定めるものは、次の各号のとおりとする。

(1) 自己の住所地に第三者が住所を設定していないかを確認したいための閲覧申出であって、具体的かつ正当な理由があると町長が認めるもの

(2) 集合住宅の管理組合が、管理業務を行うために当該集合住宅の居住者を確認するための閲覧申出であって、他の手段がないと町長が認めるもの

(3) 前2号のいずれかに類する特別な事情があると町長が認めるもの

(閲覧者の本人確認)

第7条 町長は、閲覧の前に閲覧者に省令第2条第2項第1号又は第2号に掲げる本人であることを確認するための書類を提示させるとともに、必要に応じて口頭で質問を行う等、本人確認のための措置を講じるものとする。

(閲覧申出等に基づく閲覧の実施)

第8条 閲覧申出に基づく閲覧は、次の方法により実施するものとする。

(1) 閲覧は、町の担当職員(以下「職員」という。)が立会い、又は職員が常時監視できる場所として、職員が指定した場所(以下「閲覧場所」という。)で行うものとする。

(2) 閲覧時間は、午前9時から午後0時まで及び午後1時から午後4時30分までの間とする。ただし、業務の執行に支障があると町長が認めるときは、閲覧時間の制限を行うことができるものとする。

(3) 閲覧者の人数は、1名とする。ただし、閲覧対象者数が多い等やむを得ない事情があると町長が認めるときは2名とすることができる。

(4) 閲覧者が閲覧事項を転記するときは、町から支給された閲覧記録紙(様式第6号。以下「記録紙」という。)以外の用紙、カメラ及び複写機等を使用してはならない。

(5) 閲覧者は、利用目的に必要な事項以外の閲覧事項を転記してはならない。

(6) 閲覧者は、閲覧場所から離れるときは閲覧台帳及び閲覧記録紙を一時職員に返却するものとし、閲覧台帳及び記録紙を閲覧場所から持ち出してはならない。

(7) 町長は、緊急な事態が発生したこと等により、閲覧させることが困難であると認めるときは、閲覧を一時中断し、又は中止することができる。

(8) 前各号に定めるもののほか、閲覧者は職員の指示に従わなければならない。

2 前項の規定は、国等の閲覧請求に基づく閲覧に準用する。この場合において「閲覧申出」とあるのは「国等の閲覧請求」と、「閲覧者」とあるのは「閲覧職員」と、「利用目的」とあるのは「法令で定める事務の遂行」と読み替えるものとする。

(転記内容の点検等)

第9条 町長は、閲覧申出に基づく閲覧の終了後職員に転記内容を点検させたうえで、記録紙を複写するとともに、余分な記録紙を返却させるものとする。

2 町長は、記録紙に利用目的上不要と認める閲覧事項が転記されている場合は、職員立会いのうえ閲覧者にそれらの事項を抹消させるものとし、抹消することができない場合は、記録紙を回収し廃棄処分するものとする。

(閲覧の対象外とする記録等)

第10条 町長は、次の各号に掲げる記録又は記載事項については、国等の閲覧請求及び閲覧申出に応じないものとする。ただし、国等の閲覧請求であって、当該国等の機関が法令で定める事務を遂行するうえでやむを得ないと町長が認める場合は、住民票の写し等を交付することにより対応するものとする。

(1) 消除された住民票に記録又は記載されている事項

(2) 支援対象者に係る住民票に記録されている事項

(報告)

第11条 町長は、閲覧事項の漏えい又は利用目的以外の利用等を防止するため必要があると認めるときは、申出者に対して必要な報告をさせることができる。

(承認の取消し、閲覧中止の措置等)

第12条 町長は、申出者又は閲覧者が法、令、省令又はこの規則に違反したと認める場合は、当該閲覧申出に係る承認を取り消すものとし、この時点において当該閲覧申出に係る閲覧が実施されているときは、直ちに閲覧を中止させるとともに、閲覧事項が転記された記録紙をすべて回収し廃棄処分するものとする。

2 町長は、閲覧者が第8条の規定による町長若しくは職員の指示に従わなかったと認める場合は、直ちに閲覧を中止させるとともに、閲覧事項が転記された記録紙をすべて回収し廃棄処分するものとする。

3 町長は、第1項又は前項の措置をしたときにおいて必要があると認める場合は、申出者又は閲覧者に対し、法第11条の2第8項から第10項の規定に基づき勧告等を行うものとする。

(閲覧状況の公表方法)

第13条 町長は、広報紙等に掲載するなどの方法によって、法第11条第3項及び第11条の2第12項の規定に基づく閲覧状況の公表を行うものとする。

(補則)

第14条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定めるものとする。

附 則

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年規則第20号)

この規則は、平成26年1月3日から施行する。

附 則(平成27年規則第27号)

(施行期日)

1 この規則は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の規定による改正後の規則第3条第2項、様式第1号、様式第1号の2、様式第2号及び様式第4号の規定は、個人番号カードの交付を受けた者について適用し、個人番号カードの交付を受けていない者については、なお従前の例による。

附 則(平成28年規則第5号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

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蔵王町住民基本台帳の閲覧に関する規則

平成18年11月1日 規則第33号

(平成28年4月1日施行)